Política de tratamiento de datos personales

De conformidad con lo establecido por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 sobre protección de datos personales, id bands sas, con el fin de garantizar la protección de la información de sus clientes, clientes potenciales, proveedores, empleados y ex empleados ha dispuesto los mecanismos pertinentes para proteger sus datos personales de acuerdo a lo establecido en la ley. Por lo anterior le informamos que los datos personales por usted suministrados a id bands sas, directa o indirectamente, serán objeto de recolección, almacenamiento, uso y circulación en los términos establecidos a continuación.

1. Definiciones

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Las “base de datos” tendrán tal condición sin importar el medio en el cual se encuentren contenidas que podrá ser físico, electrónico, manual, automatizado, herramientas informáticas, etc.
Cliente: Titular que adquiere los productos de id bands sas a cambio de un pago.
Cliente potencial: Titular que manifieste interés o solicite información de los productos que id bands sas comercializa.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Datos personales de niños, niñas y adolescentes: El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: a) que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. c) que se cuente con la autorización por parte del padre o acudiente del niño, niña o adolescente.
Dato público: es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato sensible: Es aquel cuyo tratamiento afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Empleado: Titular que preste un servicio a id bands sas en virtud de un contrato laboral.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de id bands sas como Responsable de los datos.
Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento y protección de datos personales aplicada por id bands sas de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
Proveedor: Titular que preste algún servicio a id bands sas en virtud de una relación contractual/obligacional.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, id bands sas.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial, laboral o jurídica, suministre datos personales a id bands sas.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Trasmisión: Se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que realice un tratamiento de dichos datos por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento de la información
ID BANDS SAS, en adelante id bands, domiciliado en la ciudad de Bogotá D.C., teléfono 2635386, correo electrónico gerencia@manillasdeidentificacion.com y página web manillasdeidentificacion.com.

3. Principios
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por id bands en los procesos de recolección, uso y tratamiento de datos personales.
Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la ley estatutaria 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por id bands debe obedecer a una finalidad legítima que debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de id bands en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de id bands se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

4. Finalidades y tratamiento de los datos recogidos
Los datos personales por usted proporcionados a id bands son recolectados a través de distintos mecanismos y son utilizados para distintas finalidades dependiendo del Titular del que se trate:
Clientes y clientes potenciales: recolectados mediante comunicación telefónica o través de nuestras direcciones de correo electrónico, redes sociales o aplicaciones de mensajería instantánea.
Para registrarlo como cliente o cliente potencial en nuestra base de datos y asociarlo a los productos correspondientes facilitando ejecutar la gestión comercial y el seguimiento del servicio prestado.
Para responder a las solicitudes de información recibidas, evaluar su grado de satisfacción, enviar información sobre nuestros productos, servicios, promociones y ofertas.
Sus datos personales son comunicados a los proveedores de servicios de mensajería o transporte ya que resultan necesarios para enviarle los productos comprados a la dirección suministrada.
Para realizar los registros contables y tributarios requeridos.
Efectuar reportes a autoridades de control y vigilancia.
Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.

Proveedor: recolectados mediante comunicación telefónica o través de nuestras direcciones de correo electrónico.
Para registrarlo como proveedor en nuestra base de datos asegurando la correcta identificación del servicio o producto ofrecido.
Para enviar órdenes de compra o solicitudes de cotización de acuerdo a los requerimientos del momento.
Para comunicarlos a los proveedores de servicios de mensajería para el envío de documentos.
Para realizar los registros contables y tributarios requeridos.
Realizar el pago de las obligaciones contractuales.

Empleado: recolectados mediante el diligenciamiento de los documentos que se requieran para el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo.
Para la inscripción a entidades de ARP, EPS, Pensiones y cesantías, Cajas de Compensación Familiar y entidades financieras para el pago de los salarios.
Para la correcta celebración, ejecución o terminación del contrato de trabajo.
Permitir el acceso a las instalaciones de la empresa y cualquiera de sus oficinas.

En consecuencia, para las finalidades descritas, id bands podrá:
Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares.
Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente.
Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
Analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los titulares.
id bands utilizará la información sólo para los propósitos aquí señalados y no podrá vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la compañía salvo que:
El Titular de la información lo autorice expresamente.
Sea necesario hacerlo para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado.
Sea necesario hacerlo con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios.
Sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto.
Su información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración de la sociedad.
Sea requerido o permitido por la ley.
A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente a empleados dentro de id bands, así como a encargados, consultores, contratistas, asesores y a otras personas y oficinas, según corresponda.
id bands podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de los datos personales de los titulares o se proporcionen dichos datos a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.
De igual forma id bands podrá transmitir los datos personales del Titular a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. Una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de id bands o archivados en medios seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

5. Autorización del Titular para el tratamiento de datos personales
id bands como Responsable del Tratamiento ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.
Sin embargo, tratándose de datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, se tiene que éstos pueden ser tratados por id bands, siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.
id bands como Responsable del Tratamiento de datos personales ha establecido mecanismos para obtener la autorización de los Titulares o de quien se encuentre legitimado para tal efecto.
Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular a id bands, cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando ésta se manifieste:
Por escrito.
De forma oral.
Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a id bands la autorización respectiva.
En ningún caso podrá interpretarse el silencio del titular del dato como aceptación tácita o consulta inequívoca de autorización para el tratamiento de datos personales.
Tal y como se describe en el procedimiento más adelante, el titular del dato podrá en cualquier momento de la relación comercial o finalizada ésta, solicitar a id bands, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los mismos.

6. Derechos de los Titulares
Son derechos de los Titulares de la información:
Conocer, actualizar y rectificar los datos personales frente a id bands como responsable o encargado del tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transmisión de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a id bands como responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
Ser informado por id bands, como responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. Área responsable y canal de atención de peticiones, quejas, consultas y reclamos
Para realizar peticiones, consultas y reclamos con el fin de ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar su autorización, cualquier Titular de la información puede presentar sus consultas o solicitudes escribiendo al correo electrónico gerencia@manillasdeidentificacion.com correspondiente a la gerencia de id bands.

8. Procedimiento para ejercer los Derechos
Si tiene preguntas acerca de esta política o cualquier inquietud o reclamo en relación con el manejo que se le dé a sus datos personales por parte de id bands, comuníquese con nosotros al correo electrónico gerencia@manillasdeidentificacion.com indicando en la referencia del asunto “Consulta de habeas Data”.
Al realizar su solicitud de consulta usted deberá presentar o adjuntar los documentos que acrediten su calidad de Titular de la información, causahabiente del Titular o representante o apoderado del Titular según corresponda. La acreditación de dichas calidades deberá hacerse mediante el envío de los siguientes documentos:
Si se trata del Titular: Copia del documento de identidad.
Si se trata del causahabiente: Copia del documento de identidad del Titular, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y copia del documento de identidad del causahabiente.
Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Copia del documento de identidad del Titular, Copia del documento de identidad del representante o apoderado y documento que acredite la calidad de representante legal o de apoderado.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Usted podrá acceder de forma gratuita a sus datos personales y la información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera.

9. Solicitud de supresión de la información de nuestras bases de datos o revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales
Para solicitar la supresión de sus datos de nuestras bases de datos o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales usted podrá:
Realizar la solicitud o reclamo a través de correo electrónico a la dirección gerencia@manillasdeidentificacion.com e indicar en la referencia del asunto “Reclamo de habeas Data”.
Para la correcta y completa consideración de su solicitud o reclamo, le solicitamos allegar copia del documento de identidad del solicitante, una dirección para notificaciones y envío de respuestas y los documentos que sustenten la solicitud o reclamo.
Al realizar su solicitud o reclamo usted deberá presentar o adjuntar los documentos que acrediten su calidad de Titular de la Información, Causahabiente del Titular o Representante o apoderado del Titular según corresponda. La acreditación de dichas calidades deberá hacerse mediante el envío o presentación de los siguientes documentos:
Si se trata del Titular: Copia del documento de identidad.
Si se trata del causahabiente: Copia del documento de identidad del Titular, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y copia del documento de identidad del causahabiente.
Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Copia del documento de identidad del Titular, Copia del documento de identidad del representante o apoderado y documento que acredite la calidad de representante legal o de apoderado.
Si la solicitud o reclamo no tiene los datos y hechos suficientes que le permitan a id bands atenderla y responderla de manera correcta y completa, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la misma para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la leyenda “solicitud en trámite” y el motivo de la misma. Dicha leyenda se mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.
El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. Datos Sensibles
Cualquier información sensible solicitada a usted, relacionada entre otros, con datos sobre origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud, podrá no ser respondida por usted.

11. Datos de Menores de Edad
El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, previo el ejercicio del derecho del menor a ser escuchado de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad de entendimiento, de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013.

12. Seguridad de la Información
id bands ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los Titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos. El acceso a los datos personales está restringido a aquellos empleados, contratistas, representantes y agentes de id bands encargados del tratamiento de los datos y que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la entidad. id bands no permite el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
No obstante lo anterior, id bands no será responsable por ataques informáticos y en general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales e información diferente a estos contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.

13. Uso de cookies
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14. Fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la información y periodo de vigencia de las bases de datos de id bands
La presente política entra en vigencia a partir de su publicación en la página web manillasdeidentificacion.com y las bases de datos se mantendrán vigentes mientras id bands desarrolle las actividades de su objeto social.